Contoh sebuah perusahaan dengan softwarenya

PT. HM Sampoerna dalam perkembangan operasional hariannya mengalami banyak kerumitan Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992. 1.2 Identifikasi Masalah 1. Mengapa PT. HM Sampoerna kesulitan dalam mengumpulkan data-data operasional terutama dalam Departemen logistiknya. 2. Mengapa Teknologi informasi sangat dibutuhkan PT. HM Sampoerna terkait dengan hasil produksinya 3. Apa manfaat teknologi informasi bagi PT. HM Sampoerna dalam operasionalnya 4. Apakah penggunaan ERP, SDLC, dan Phasing Strategy pada PT. HM Sampoerna mampu mengembangkan perusahaan pada semua sektor atau bagian 1.3 Perumusan Masalah Mengapa Teknologi informasi sangat dibutuhkan PT. HM Sampoerna dalam memajukan serta membantu perusahaan dalam mengembangkan serta mengetahui semua informasi yang dibutuhkan oleh semua bagian-bagian dalam operasional perusahaan. Oleh karena itu Teknologi Informasi sangatlah dibutuhkan demi tercapainya produksi yang telah ditargetkan perusahaan ini. PT. HM Sampoerna berharap sistem teknologi informasi ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tak hanya dalam jangka pendek, namun juga jangka panjang. 1.4 Prosedur pemecahan masalah PT. HM Sampoerna membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992. PT. HM Sampoerna berharap sistem teknologi informasi ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tak hanya dalam jangka pendek, namun juga jangka panjang. PT. HM Sampoerna memilih menggunakan ERP (enterprise resource planning) dari Oracle, SDLC (system development life cycle), phasing strategy. Dengan adanya Teknologi Informasi yang dibangun oleh PT. HM Sampoerna ini perusahaan bisa menyelesaikan masalah yang ada serta mampu mengetahui apabila ada masalah yang muncul disetiap sektor atau bagian yang ada diperusahaan ini dengan cepat dan bisa menemukan jawaban dalam permasalahan tersebut serta mampu untuk segera memperbaikinya. 1.5 Sistematika Uraian Penulisan laporan maklalah ini disusun dengan sistematika sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN, menjelaskan secara ringkas tentang latar belakang masalah, masalah, prosedur pemecahan masalah dan sistematika uraian. BAB II LANDASAN TEORI, bab ini merupakan dasar-dasar teori secara umum dan dasar teori yang berhubungan dengan kegiatan yang dilakukan. Bab ini mencakup konsep dasar kepegawaian, konsep dasar sistem, karakteristik sistem, konsep dasar sistem informasi, analisis sistem, perancangan system, konsep dasar basis data, perancangan program aplikasi, diagram konteks, diagram arus data, kamus data, entity relationalship diagram (ERD), rancangan input, rancangan output, implementasi program, pengujian program, tinjauan perangkat lunak. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN, bab ini menguraikan tentang analisis Ruang Lingkup Proses Ruang Lingkup Informasi Ruang Lingkup Operasi BAB IV KESIMPULAN, bab ini merupakan kesimpulan yang berkaitan dengan permasalahan yang ada dalam pembuatan system informasi manajemen sumberdaya manusia terpadu Pembahasan 2.1 Pengertian ERP (enterprise resource planning ) Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-Sistem yaitu Sistem Financial, Sistem Distribusi, Sistem Manufaktur, dan Sistem Human Resource. Contoh sistem ERP komersial antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards. Selain itu salah satu sistem ERP open source yang populer sekarang ini adalah Compiere. ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. 2.1.1 ERP Akan Lebih Mendukung Customer Service Sesuai dengan konsep ‘Customer is King’, maka industri manufaktur tidak cukup hanya untuk menghasilkan produk-produk dengan harga murah yang bermutu tinggi. Suatu industri seharusnya juga memberikan nilai tambah dalam bentuk Customer Service. Meskipun dua produk mempunyai mutu dan harga yang sama, konsumen akan lebih memilih untuk membeli produk dari perusahaan yang dapat memberikan customer service yang lebih baik. Untuk memenuhi tuntutan yang tercantum diatas, ERP tidak hanya harus lebih bersifat Customer-oriented, tetapi seharusnya juga dapat melakukan perencanaan produksi berdasarkan supply-chain (jalinan suplai) yang melibatkan input dari konsumen sekaligus dari pemasok. Dalam hal ini, baik pemasok internal perusahaan maupun pemasok dari luar. Beberapa konsep yang telah diterapkan oleh beberapa vendor ERP antara lain Sales Force Automation, Sales Order Configuration, Customer Care, Advance Planning & Scheduling dan Help Desk. 2.1.2 ERP Akan Bisa Mendukung Industri yang Spesifik Industri manufaktur tidak lagi menjadi satu-satunya industri yang memerlukan ERP. Kita telah bisa lihat bahwa industri spesifik seperti Telekomunikasi, Multi-level Marketing, Perusahaan Listrik atau Pertambangan dapat menggunakan ERP. Juga semakin sering terlihat adalah industri jasa (Service) seperti perhotelan, rumah sakit, perbankan, asuransi yang juga menggunakan ERP. Tidak mengherankan jika suatu saat, sekolah, departemen kehakiman, departemen pertahanan, bahkan suatu badan pemerintahaan seperti kantor gubernuran juga dapat menggunakan ERP. Dengan segala keterbatasan sumber daya dari ERP vendor, maka feature yang dirancang untuk sebuah industri spesifik akan terbatas juga. Ada ERP yang lebih cocok untuk industri A, ada yang untuk industri B, namun tidak mungkin ada ERP yang cocok untuk semua industri. Akan menjadi seberapa spesifikkah? ERP vendor akan selalu mencari titik keseimbangan agar produknya tidak menjadi terlalu spesifik sampai tidak diterima oleh industri secara luas . Industri sebaiknya berhati-hati dalam memilih ERP yang cocok. 2.2 Manfaat diterapkannya ERP sebagai bagian dari Teknologi informasi Manfaat Menggunakan ERP Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: a. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. b. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk. c. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda 2.2.1 4 Faktor pendukung ERP pada Perusahaan a. Feature Seperti yang terbahas di Bagian I, perangkat lunak yang tergolong ERP itu secara umum dirancang supaya dapat memberikan solusi untuk industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, pada kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di ERP yang spesifik untuk industri tertentu (vertical solution). Pada sisi lain, teori di dalam ERP itu sendiri juga mengalami proses evolusi seiring dengan tumbuhnya tuntutan konsumen dan perkembangan teknologi. Misalnya: tuntutan Inventory Reduction menjadi tuntutan Zero In-Process-Inventory, dari Batch Manufacturing menjadi Just-In-Time Manufacturing, dari konsep Routing menjadi konsep Synchronising. Oleh karena itu, features yang anda butuhkan dalam operasi sehari-hari harusnya bisa ditunjang oleh ERP yang dipilih. Kadang kita melihat features yang bagus yang berdasarkan teori baru, kita perlu hati-hati menilai apakah feature baru itu bisa diterapkan pada kondisi sekarang ini. Selalu ingat bahwa kita di Indonesia mempunyai kultur tersendiri. Salah pengertian atau salah memilih berdasarkan faktor features akan menimbulkan kekacauan dan bahkan menghambat operasi perusahaan. Memang banyak perusahaan yang menanam waktu untuk penilaian ini. Cocok atau tidaknya biasanya juga bisa kita selidiki dari daftar konsumen yang telah memakai ERP tersebut dan apakah industri konsumen itu serupa dengan industri kita. b. Teknologi Salah satu analis industri ERP terkemuka pernah mengatakan ‘jika memilih ERP, anda harus melihat teknologi yang digunakan dibaliknya’. Sayangnya, banyak user yang memilih ERP belum tentu memberikan perhatian cukup pada hal ini. Sebagai orang teknik, saya bisa memahami betapa sulitnya jika sebuah aplikasi yang berskala ERP harus didesain ulang dengan teknologi baru. Seperti banyak hal lainnya, teknologi ada yang Sunrise dan ada yang Sunset. Ingatkah anda dengan Fotran, PDP-11, Pascal, Cobol, Wordstar yang hanya sepuluh tahun yang lalu muncul di setiap kurikulum Computer Science di universitas kita, apakah ada aplikasi baru yang dibangun dengan bahasa itu, hari ini?. Untuk mengetahui mana yang Sunrise dan mana yang Sunset merupakan tantangan bagi departemen MIS/EDP yang biasanya lebih ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Sayangnya, biasanya pemilihan ERP itu didorong dari pihak user (pemakai) yang lebih terfokus kepada feature, sehingga faktor teknologi biasanya diabaikan. Akitbatnya, terjadilah masalah di kemudian hari seperti banyaknya perusahaan di Indonesia yang ‘terjebak’ dengan namanya sistem ‘legacy’. c. Sumber Daya Manusia Secanggih apapun teknologi kita hari ini, ERP tetap saja belum sempurna seperti yang diharapkan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun ERP yang kita pilih dari luar negeri, di negeri kita ini belum tentu bisa jalan jika tidak didukung oleh lokal support yang kuat. Kita harus benar-benar teliti memilih vendor yang bisa komit terhadap apa yang mereka tawarkan sebab menangani paket ERP sangat lain dibandingkan dengan menangani penjualan PC atau paket perangkat lunak desktop. Sayangnya, di Indonesia masih belum ada badan independen yang dapat menilai prestasi ERP vendor sekaligus mengaudit kualitas jasa yang mereka berikan sehingga sering kita dengar istilah PBTTJ - Produknya Bagus Tapi Tidak Jalan. Selain dari vendor, perusahaan juga harus ada sumber daya manusia yang terampil untuk melaksanakan proyek implementasi ERP ini. (lihat ‘Manajer Proyek — Orang langka di dunia TI’) d. Infrastruktur Infrastruktur dalam hal ini termasuk sistem pendukung untuk penerapan suatu proyek ERP. Contohnya: apakah vendor menyediakan HelpDesk; apakah vendor mempunyai tata cara (standard operating procedure/methodology) dalam penerapan sistem ERP; apakah vendor mengetahui langkah apa yang harus diambil pada saat melakukan customization, apakah vendor bisa menjelaskan langkah-langkah apa yang harus ditempuh sebelum sistem ‘go-live’, umpamanya. 2.2.2 Tanda-tanda kegagalan ERP pada suatu Perusahaan Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut: - Kurangnya komitmen top management - Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis) - Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) - Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal) - Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan - Kesalahan penghitungan waktu implementasi - Tidak cocoknya software dgn business process - Kurangnya training dan pembelajaran - Cacatnya project design & management - Kurangnya komunikasi - Saran penghematan yang menyesatkan Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan. PT. HM Sampoerna berharap sistem teknologi informasi ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tak hanya dalam jangka pendek, namun juga jangka panjang. PT. HM Sampoerna memilih menggunakan ERP (enterprise resource planning) dari Oracle. Setelah menggunakan ERP, PT. HM Sampoerna mendapatkan beberapa manfaat baik dalam operasi harian maupun dalam keputusan investasi. Efisiensi dapat tercapai ketika sistem ERP diterapkan. Manfaat lainnya antara lain: 1. Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. 2. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan. 2.3 Pengertian SDLC (system development life cycle) Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut adalah 1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan 2. Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem 3. Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi 4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan 5. Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat 6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya. Kaji ulang yang dimaksud adalah pengujian yang sifatnya quality control, sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance. Quality control dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah pemeliharaan dan peningkatan fungsi sistem Ada beberapa tahapan-tahapan pekerjaan dalam SDLC, pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Langkah yang digunakan meliputi: 1. Melakukan survei dan menilai kelayakan proyek pengembangan sistem informasi 2. Mempelajari dan menganalisis sistem informasi yang sedang berjalan 3. Menentukan permintaan pemakai sistem informasi 4. Memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik 5. Menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) 6. Merancang sistem informasi baru 7. Membangun sistem informasi baru 8. Mengkomunikasikan dan mengimplementasikan sistem informasi baru 9. Memelihara dan melakukan perbaikan/peningkatan sistem informasi baru bila diperlukan Beberapa langkah dalam metode SDLC (system development life cycle) yang digunakan PT. HM Sampoerna untuk membeli paket software, antara lain: 1.Langkah pembelian dalam tahap definisi - Analisis kelayakan Langkah ini menentukan apakah rencana sistem ini ekonomis dan menguntungkan. PT. HM Sampoerna menilai apakah sistem yang dirancang lebih menguntungkan membuat atau membeli dari vendor. - Mendefinisikan keperluan Langkah ini sangat penting pada pendekatan SDLC. SDLC menyampaikan spesifikasi secara detail apa yang harus dilakukan dari sistem pada waktu tertentu input harus diterima, input harus dijual, proses harus dilakukan, dan pelaksanaan harus meyakinkan. Mendefinisikan keperluan harus lengkap, akurat,dan detail karena akan digunakan untuk mendesain program dan dapat menentukan kualitas program. PT. HM Sampoerna memerlukan waktu beberapa tahun dalam mengumpulkan dan mengukuhkan apa yang diperlukan TI. - Menciptakan short list dari paket Dalam membangun TI pada PT. HM Sampoerna, konsultan membantu perusahaan dalam beberapa bagian project. Perusahaan juga menggunakan internet, yellow pages, dan brosur. - Menerapkan kriteria untuk seleksi Dalam tahap ini, baik tim bisnis dan tim TI harus dapat bekerja bersama untuk menentukan kriteria yang relevan untuk paket dan vendor yang terbaik untuk perusahaan. - Memilih paket PT. HM Sampoerna memilih paker Oracle. 2.Tahap kontruksi 3.Tahap Implementasi 2.5 Manfaat diterapkannya phasing strategy sebagai bagian dari TI serta langkah-langkah metode pada PT. HM Sampoerna Keputusan perusahaan untuk menggunakan phasing strategy sangat tepat karena karakteristik dari PT. HM Sampoerna sebagai perusahaan yang sangat besar dengan sistem yang sangat luas dan kompleks. Karena strategi ini menggunakan waktu yang lama. Langkah dari tahap ini adalah: - Pemasangan Tahap pemasangan pada SDLC memerlukan rencana pemasangan, data cleanup, dan perubahan. Faktor kunci kesuksesan dari pemasangan paket sistem adalah kualitas dari vendor selama tahap ini berlangsung. - Pelaksanaan PT. HM Sampoerna mempunyai kemudahan untuk memperoleh dukungan dari vendor ketika timbul masalah. - Pemeliharaan PT. HM Sampoerna juga memikirkan faktor ini meskipun pemeliharaan merupakan tugas dari vendor sebelum paket diganti. Untuk mempersiapkan diri menghadapi hal yang terburuk, PT. HM Sampoerna menyusun rencana kuat yang terpisah untuk devisi TI dengan memberikan kesempatan lebih untuk para karyawan memperdalam pengetahuan tentang sistem dan keahlian TI yang lain, sehingga ini akan mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap vendor. KESIMPULAN Pembangunan fondasi sistem TI di HMS sebenarnya dimulai tahun 1992; sedangkan peralihan dari pola local area network (LAN) ke wide area network (WAN) baru dilakukan pada 1995. Setelah itu, aplikasi bisnis korporat menjadi fokus perhatian berikutnya. Setelah melalui proses screening, manajemen memutuskan untuk menggunakan aplikasi ERP dari Oracle (yang masih dipakai hingga sekarang). “Sampoerna memang memakai Oracle, sedangkan Philip Morris di seluruh dunia memakai SAP. Ke depan, tentunya mesti sama. Saat ini, untuk mengintegrasikan sistemnya. Menurut Sugiharto Hartono, Direktur Penjualan, Perencanaan, Sistem & Pengembangan PT Panamas, penggunaan ERP dari Oracle itu mencakup hampir semua proses bisnis penting, mulai dari akuntansi dan keuangan, manufaktur, hingga pengadaan barang dan manajemen barang jadi. ERP Oracle juga digunakan di anak usaha HMS, yakni: PT Panamas (perusahaan penjualan dan distribusi HMS); dan PT Handal Logistik Nusantara (perusahaan logistik dan pergudangan). “Unit-unit bisnis dalam naungan Sampoerna juga menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri untuk melengkapi solusi ERP. Bukti sudah modernnya sistem TI di HMS juga terlihat pada sistem rantai pasokan (supply chain management). Tengok saja, puluhan ribu petani tembakau HMS semuanya sudah dikelola dengan bantuan TI, yakni sistem berbasis bar code. Di bar code itu tercatat nama petani, luas petaknya, jenis tembakau dan varietasnya, dan sebagainya. Jadi, ketika panen, tembakau (yang dibungkus) sudah bisa dikirim dengan bar code. Dengan begitu, di tempat penampungan – yakni di Lombok dan Madura – hasil panen tadi sudah bisa langsung dipindai (scan), sehingga tidak perlu ada petugas yang mencatat lagi. Sistem barcoding telah diterapkan pula dalam kegiatan pembelian material dan proses di gudang. sistem barcoding digunakan karena grade daun tembakau yang dihasilkan para petani berbeda-beda. Saat ini, HMS mengonsumsi 60-70 ribu ton tembakau kering per tahun. Sayangnya, Angky mengaku tidak ingat luas lahan total yang dipakai oleh para petani tembakau yang memasok panennya buat HMS. Sebagai gambaran, per hektare kebun tembakau bisa berproduksi 15-20 ton. Sesuai dengan prosesnya, daun tembakau yang dipanen akan disimpan di gudang selama 18-24 bulan supaya mengalami proses fermentasi alami. Teknologi canggih pun sudah digunakan HMS di pabrik-pabriknya. Mulai dari kegiatan operasional pabrik, mesin blending hingga pengujian rokok, sudah menggunakan sistem robotika. Dengan begitu, proses analisisnya tidak lagi menggunakan rasa, melainkan memakai data, sehingga kualitas produknya bisa sama. “Kalau pakai rasa dan penciuman manusia, kualitasnya tidak akan sama. Selain itu, jumlahnya banyak. Bayangkan saja, untuk satu adukan jumlahnya mencapai 15 ton. Tidak mungkin (dikerjakan) oleh manusia, jadi, di Sampoerna itu, dari hulu ke hilir sudah serba elektronik. Dengan bekal sistem yang cukup canggih, menurut Sugiharto, ketika PM masuk sebenarnya tidak terjadi “revolusi” pada aspek TI di HMS. Ia lebih senang menyebut perubahan yang dibawa PM sebagai pengembangan dan penambahan saja. “Tujuan utama kami adalah mendapatkan kekuatan sinergi antara Sampoerna dan Philip Morris. Kami mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik, dan mengambil keuntungan dari apa yang sudah dimiliki oleh Philip Morris untuk meningkatkan keadaan. setelah masuknya PM memang ada beberapa perubahan di bidang TI. Antara lain, pengembangan jaringan infrastruktur dengan menambah koneksi ke kantor cabang penjualan dan pergudangan yang belum terhubung, yang jumlahnya sekitar 30 kantor. Perubahan lain adalah penerapan metodologi proyek untuk semua proyek TI di HMS. Ia mengakui, pendekatan metodologi proyek ini merupakan kekuatan PM. Ada lagi, proses standardisasi dengan solusi aplikasi yang dimiliki oleh Philip Morris juga sedang berlangsung. Kami melihat bahwa proses ini akan terus berlangsung dalam dua-tiga tahun ke depan. Strategi TI HMS lebih pada mengonsolidasikan sistem aplikasi yang ada, dan memberi respons pada permintaan bisnis yang baru. Misalnya, melakukan stardardisasi proses bisnis dengan mengimplementasi solusi ERP yang sama yang digunakan oleh HMS kepada semua unit bisnis. Proses konsolidasi dan integrasi aplikasi yang berlangsung terus – bersamaan dengan implementasi bisnis sistem yang baru – memungkinkan mereka dapat memonitor indikator kinerja penting (Key Performance Indicator) dengan lebih baik. Misalnya, masalah efisiensi pada operasional back office di Panamas. Nah, sistem TI itu antara lain mampu mengurangi level overtime, di samping salesman dan staf administrasi dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. “Sekarang kami juga dapat melihat kinerja penjualan dan pergerakan inventori secara tepat waktu. Dan, kami dapat meningkatkan servis ke pelanggan. Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. HM Sampoerna selalu melakukan perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. HM Sampoerna tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. HM Sampoerna, dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer prising sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri. Penerapan suatu ERP sistem itu adalah suatu proses yang kontinu. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi dihentikan dan tidak ada titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak terhenti. Maka penilaian ERP juga mesti dilakukan dengan sungguh-sungguh. Banyak faktor yang perlu dipikirkan pada seleksi ERP. Pada umumnya, ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya. Namum kesuksesan di negara lain belum tentu bisa menjadi suatu jaminan bagi kita. Masalah sumber daya manusia dan infrastruktur juga menjadi faktor penentu ERP akan berkembang terus sesuai dengan tuntutan konsumen. Yang jelas perkembangan ERP pada masa depan ini akan dititik-beratkan pada beberapa hal, yaitu, lebih mendukung customer service, lebih mendukung vertical industri spesifik (vertical industry), dan juga lebih mendukung proses pengambilan keputusan (decision support). ERP masa depan juga akan lebih fleksibel dalam penerapan, pemakaian dan cara pembiayaan. Begitu juga banyak manfaat bagi PT. HM Sampoerna dalam membangun teknologi informasi seluruh sector dapat dengan mudah mendapatkan informasi apa saja yang mereka perlukan serta Perusahaan mampu langsung dapat merespon dalam Cepat merespon perubahan resep rokok. Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen. Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan,sehingga dengan adanya teknologi informasi hambatan seperti itu sudah dapat diatasi. PT. HM Sampoerna berencana untuk membangun TI dalam jangka panjang serta mengalokasikan dana sebesar US$ 5 juta setiap tahun. Pembangunannya pun bukan hanya dilakukan oleh tim TI internal dan regional, tapi dibantu oleh banyak vendor, baik dari luar negeri maupun lokal, seperti IBM, Sigma dan Mitrais. “Pengembangan TI itu dimaksudkan supaya proses bisnis lebih efektif, akurat dan cepat,” kata Aryani. “Juga, agar bisa terintegrasi dengan sistem Philip Morris secara worldwide Dalam pandangan Kristianus Yulianto, pengamat TI dari sebuah perusahaan konsultan TI, bisa memberikan benefit penting bagi HMS, yakni adopsi tool atau teknologi baru dari PM yang sudah teruji keandalannya. Maksudnya, selama ini infrastruktur TI dan teknologi PM sudah sangat terkenal dan menjadi best practice di industri rokok. Dalam praktik di lapangan, teknologi itu akan berpengaruh pada semua level di HMS. Untuk level atas akan berguna dalam analisis dan pengambilan keputusan; dan bagi level menengah berfungsi dalam pengontrolan dan analisis operasional; sedangkan di level bawah bisa menyederhanakan proses. “Ujung-ujungnya, akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Selain itu, secara otomatis akan terbangun kultur baru yang lebih positif, dan mendukung kinerja perusahaan. Beberapa Kebijakan TI untuk HMS Setelah Masuknya Philip Morris : 1. Konsolidasi sistem aplikasi yang ada (existing application) 2. Standardisasi dengan solusi aplikasi yang dipakai Philip Morris 3. Penerapan metedologi proyek pada setiap proyek TI 4. Pengenalan sistem dan infrastruktur baru, seperti :iSMS, IP Telephony, dan sebagainya. 5. Integritas sistem dan jaringan HMS dengan jaringan Philip Morris 6. Pengiriman laporan ke kantor regional untuk kebutuhan konsolidasi data 7. Dalam beberapa tahun ke depan direncanakan penggantian sistem inti (ERP) di HMS dari Oracle ke SAP, yang memang digunakan oleh Philip Morris. Fakta dan Data HMSampoerna: PT Hanjaya Mandala Sampoerna didirikan tahun 1913 oleh Liem Seng Tee, produk pertamanya rokok keretek merek Dji Sam Soe. Produk unggulan lainnya: A Mild, dan Sampoerna A Hijau. Memiliki lima pabrik rokok yang beroperasi di Jawa Timur. Pabrik utamanya berlokasi di Pandaan. Empat pabrik lainnya berada di Surabaya dan Malang. Saat ini memiliki sekitar 30 ribu karyawan. Pada 2004, mampu memproduksi 42,59 miliar batang atau menguasai 19,9% pangsa pasar. Perusahaan ini memiliki omset Rp 9 triliun. Pada Mei 2005, Philip Morris mengakuisisi 98% saham PT HM Sampoerna, dengan nilai transaksi hampir RP 19 Triliun Philip Morris: Philip Morris International Inc. adalah perusahaan tembakau internasional, merupakan bagian dari Altria Group Inc., yang berkantor pusat di Lausanne, Swiss. Memiliki lebih dari 60 pabrik dan jaringan bisnis di 160 negara. Didukung oleh lebih dari 80 ribu karyawan. Produk unggulannya: Marlboro, L&M, Virginia Slims, Basic dan Parliament. Saat ini menguasai 14,5% pangsa pasar rokok internasional. Tahun 1981-2005, volume produksi rokoknya bertumbuh dari 249 miliar batang menjadi 805 miliar batang. Pada 2004, pendapatan bersih yang dibukukan sebesar US$ 39,5 miliar; pendapatan operasional perusahaan US$ 6,6 miliar.